飲食店向け 予約・キャンセルのご案内
予約・キャンセルのご案内は、予約の取り扱いをあらかじめ示しておく文書です。無断のキャンセルに悩む店にとって、実務上の備えになります。
キャンセル料をめぐるトラブルの多くは、あらかじめ示していなかったことから起きます。予約のときに条件を伝えていなければ、後から請求するのは難しくなります。
このテンプレートは、予約時にお渡しする形と、店頭やホームページに掲げる形の両方で使えるようにしたものです。
予約・キャンセルのご案内(Word)を無料でダウンロード
会員登録は不要です。下のフォームを送信すると、その場でWordファイルのダウンロードが始まります。
ダウンロードを開始しました
自動で始まらない場合は、下のボタンから取得してください。リンクの有効期限は14日間です。
ファイルを取得するうまく開けないときは info@syojin.com までご連絡ください。
このテンプレートは誰向けですか
- 飲食店で店舗運営の書類を作成している方
- 担当になったばかりで、まず使える様式が欲しい方
- 今使っている様式を見直す参考にしたい方
どのような場面で使いますか
店舗運営の場面で使います。Wordで自社の内容に書き換えて使います。記入用・記入例・説明の3部が1つのファイルに入っているので、使うときは記入用だけを残してください。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 店舗名
- 作成日
- 連絡先
- 1 ご予約の受付
- 2 ご変更・お取り消し
- 3 キャンセル料
- 4 ご到着が遅れる場合
- 5 前金について
- 6 お願い
文書のプレビュー
実際のファイルの記入例ページです。
| ご予約・キャンセルについてのご案内 【記入例】 | |
| 店舗名 | ○○食堂 |
| 作成日 | 令和8年4月1日 |
| 連絡先 | 000-000-0000 |
| 前文 | いつも当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。ご予約にあたり、下記の内容をご確認くださいますようお願い申し上げま… |
| 見出し | 内容 |
| 1 ご予約の受付 | 項目・内容 |
| 2 ご変更・お取り消し | ご人数の変更、お時間の変更、お取り消しは、お電話にてご連絡ください。 |
| 3 キャンセル料 | キャンセル料が発生する場合は、ご予約の際にあらためてご説明いたします。 |
| 4 ご到着が遅れる場合 | お席は、ご予約のお時間から20分間お取りしております。 |
ファイル形式
| 形式 | Word(.docx) |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Word 2016以降 / Googleドキュメント / LibreOffice Writer |
| 用紙 | A4縦・余白20mmで設定済み |
| 構成 | 本文 / 記入例 / 説明 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Word 約 7 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料(会員登録は不要です) |
入力方法
- 記入例と説明のページを削除します。ファイルの2ページ目以降が見本と説明です。使うときは1枚目だけを残してください。
- 枠で囲った基本情報を埋めます。事業所名・日付・作成者を先に入れておくと、後から版を追えます。
- 本文の「○○」を自社の内容に置き換えます。置き換え漏れがないか、保存前に「○」で検索してください。
- 自社に無い条や項目は、まるごと削除します。実態と違う条文を残すと、そこを指摘されます。
- 日付と署名欄を確認します。この2つが抜けていると差し戻しの原因になります。
カスタマイズ方法
- 条や項目の追加・削除は自由です。保護はかけていないため、自社の運用に合わせて書き換えられます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーに足してください。用紙はA4縦・余白20mmで設定してあります。
- 条番号を足し引きしたときは、本文中の「第○条に定める」という引用がずれていないかを確認してください。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
予約・キャンセルのご案内に書く事項
予約・キャンセルのご案内に書く事項は、次のとおりです。
| 書くこと | 注意 |
|---|---|
| 予約の受付方法と期限 | 何日前まで、何時まで |
| 変更・取り消しの期限 | 人数の変更も含む |
| キャンセル料 | 日数と料率 |
| 遅刻したときの扱い | 何分でお席を解除するか |
| 前金 | いただく場合の条件 |
| 連絡先 | — |
キャンセル料は、予約のときに伝える
キャンセル料を請求できるかどうかは、予約の時点で伝えていたかで決まります。 後から示しても、お客様は同意していません。
予約を受けたときに口頭で伝え、可能ならこの文書を渡すか、確認のメッセージに条件を書いて送ってください。送った記録が残っていると、後の話がまとまりやすくなります。
コース料理や個室、大人数の予約では、キャンセル料を設定している店が多くあります。少人数の通常予約まで一律に設定すると、予約そのものが減ることがあります。
遅刻の扱いを、時間で決めておく
「お席を○分お取りしておきます」と決めておくと、当日の判断が要りません。15分、20分、30分など、店の回転に合わせて決めてください。
連絡があった場合の扱いも書きます。ご連絡をいただければお待ちします、と書いておくと、連絡が入りやすくなります。連絡があるだけで、席の運用がしやすくなります。
人数が減った場合の扱いも決めておきます。コース料理では、前日までの連絡なら人数の変更に応じる、といった形が使われています。