店舗運営

飲食店向け 予約・キャンセルのご案内

Word(.docx) / 最終更新:2026年8月23日 / 全9項目

予約・キャンセルのご案内は、予約の取り扱いをあらかじめ示しておく文書です。無断のキャンセルに悩む店にとって、実務上の備えになります。

キャンセル料をめぐるトラブルの多くは、あらかじめ示していなかったことから起きます。予約のときに条件を伝えていなければ、後から請求するのは難しくなります。

このテンプレートは、予約時にお渡しする形と、店頭やホームページに掲げる形の両方で使えるようにしたものです。

予約・キャンセルのご案内(Word)を無料でダウンロード

会員登録は不要です。下のフォームを送信すると、その場でWordファイルのダウンロードが始まります。

このテンプレートは誰向けですか

  • 飲食店で店舗運営の書類を作成している方
  • 担当になったばかりで、まず使える様式が欲しい方
  • 今使っている様式を見直す参考にしたい方

どのような場面で使いますか

店舗運営の場面で使います。Wordで自社の内容に書き換えて使います。記入用・記入例・説明の3部が1つのファイルに入っているので、使うときは記入用だけを残してください。

含まれる項目

このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。

  • 店舗名
  • 作成日
  • 連絡先
  • 1 ご予約の受付
  • 2 ご変更・お取り消し
  • 3 キャンセル料
  • 4 ご到着が遅れる場合
  • 5 前金について
  • 6 お願い

文書のプレビュー

実際のファイルの記入例ページです。

予約・キャンセルのご案内.docx — 記入例の一部
ご予約・キャンセルについてのご案内 【記入例】
店舗名○○食堂
作成日令和8年4月1日
連絡先000-000-0000
前文いつも当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。ご予約にあたり、下記の内容をご確認くださいますようお願い申し上げま…
見出し内容
1 ご予約の受付項目・内容
2 ご変更・お取り消しご人数の変更、お時間の変更、お取り消しは、お電話にてご連絡ください。
3 キャンセル料キャンセル料が発生する場合は、ご予約の際にあらためてご説明いたします。
4 ご到着が遅れる場合お席は、ご予約のお時間から20分間お取りしております。
本文記入例説明

無料でダウンロード

ファイル形式

形式Word(.docx)
対応Microsoft Word 2016以降 / Googleドキュメント / LibreOffice Writer
用紙A4縦・余白20mmで設定済み
構成本文 / 記入例 / 説明
マクロ使用していません
ファイルサイズWord 約 7 KB
更新日2026年8月23日
利用料無料(会員登録は不要です)

入力方法

  1. 記入例と説明のページを削除します。ファイルの2ページ目以降が見本と説明です。使うときは1枚目だけを残してください。
  2. 枠で囲った基本情報を埋めます。事業所名・日付・作成者を先に入れておくと、後から版を追えます。
  3. 本文の「○○」を自社の内容に置き換えます。置き換え漏れがないか、保存前に「○」で検索してください。
  4. 自社に無い条や項目は、まるごと削除します。実態と違う条文を残すと、そこを指摘されます。
  5. 日付と署名欄を確認します。この2つが抜けていると差し戻しの原因になります。

カスタマイズ方法

  • 条や項目の追加・削除は自由です。保護はかけていないため、自社の運用に合わせて書き換えられます。
  • 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
  • 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーに足してください。用紙はA4縦・余白20mmで設定してあります。
  • 条番号を足し引きしたときは、本文中の「第○条に定める」という引用がずれていないかを確認してください。

利用上の注意

ご利用の前にお読みください
  • このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
  • 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
  • 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。

書き方と運用のポイント

予約・キャンセルのご案内に書く事項

予約・キャンセルのご案内に書く事項は、次のとおりです。

書くこと注意
予約の受付方法と期限何日前まで、何時まで
変更・取り消しの期限人数の変更も含む
キャンセル料日数と料率
遅刻したときの扱い何分でお席を解除するか
前金いただく場合の条件
連絡先

キャンセル料は、予約のときに伝える

キャンセル料を請求できるかどうかは、予約の時点で伝えていたかで決まります。 後から示しても、お客様は同意していません。

予約を受けたときに口頭で伝え、可能ならこの文書を渡すか、確認のメッセージに条件を書いて送ってください。送った記録が残っていると、後の話がまとまりやすくなります。

コース料理や個室、大人数の予約では、キャンセル料を設定している店が多くあります。少人数の通常予約まで一律に設定すると、予約そのものが減ることがあります。

遅刻の扱いを、時間で決めておく

「お席を○分お取りしておきます」と決めておくと、当日の判断が要りません。15分、20分、30分など、店の回転に合わせて決めてください。

連絡があった場合の扱いも書きます。ご連絡をいただければお待ちします、と書いておくと、連絡が入りやすくなります。連絡があるだけで、席の運用がしやすくなります。

人数が減った場合の扱いも決めておきます。コース料理では、前日までの連絡なら人数の変更に応じる、といった形が使われています。

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