飲食店向け 予約管理表テンプレート
予約管理表は、その日の予約を1枚で見る表です。
予約は、席と時間の割り振りだけでは足りません。アレルギーの有無、記念日かどうか、苦手な食材。これらが当日のスタッフに伝わっていないと、せっかくの来店が残念な体験になります。
このテンプレートは、席の管理と申し送りを同じ紙で行える形にしたものです。予約の記録は、当日の運営だけでなく、翌年の同じ時期の準備にも使えます。
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ファイルを取得するうまく開けないときは info@syojin.com までご連絡ください。
このテンプレートは誰向けですか
- アレルギーの申し送りを確実に伝えたい方
- 記念日の予約の準備を間に合わせたい方
- 電話とネットの予約を1枚にまとめたい方
どのような場面で使いますか
1日1枚で使い、予約が入るたびに1行を足します。当日の朝礼で読み合わせる形にすると効果が出ます。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 時間
- 代表者名
- 人数
- 席
- 経路
- 連絡先
- コース・飲み放題
- アレルギー
- 申し送り事項
- 来店
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 予約管理表 【記入例】 | |||||||||
| 店舗名 | ○○食堂 | ||||||||
| 日付 | 2026年8月29日（土） | ||||||||
| 時間 | 代表者名 | 人数 | 席 | 経路 | 連絡先 | コース・飲み放題 | アレルギー | 申し送り事項 | 来店 |
| 11:30 | 斎藤 様 | 4 | T-1 | 電話 | 090-1111-2222 | なし | なし | 済 | |
| 12:00 | 株式会社□□ | 8 | T-5,6 | ネット | 03-0000-4444 | ランチ会席×8 | えび（1名） | えびの方は蒸し物を魚に変更 | 済 |
| 12:30 | 前田 様 | 2 | C-1,2 | 電話 | 080-3333-4444 | なし | なし | ベビーカー1台。通路側を希望 | 済 |
| 18:00 | 大西 様 | 6 | 個室 | ネット | 090-5555-6666 | Aコース×6・飲み放題 | 乳製品（1名） | 結婚記念日。デザートプレートを用意 | |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。店舗名・日付・総席数などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
予約管理表に載せる項目
予約管理表に載せる項目は、次の4つに分かれます。
| 分類 | 項目 |
|---|---|
| 予約の基本 | 時間、人数、代表者名、連絡先、予約の経路 |
| 席 | 席番号、テーブルかカウンターか、個室の希望 |
| 内容 | コース、飲み放題、事前の注文 |
| 申し送り | アレルギー、苦手な食材、記念日、その他の要望 |
アレルギーの欄は必ず埋めます。「なし」と書くことで、確認したことが残ります。空欄だと、聞いていないのか無いのかが分かりません。
予約を受けるときに聞くこと
予約を受けるときに聞く項目を決めておくと、当日の対応が変わります。実務では、次の順で聞いている店が多くあります。
- 日時と人数
- 代表者名と連絡先
- コースや飲み放題の希望
- アレルギーや苦手な食材
- 記念日などの目的
ポイントはここです。4つ目を予約の時点で聞いておくと、当日に慌てずに済みます。当日に申告されると、食材の手配が間に合わないことがあります。
当日の朝礼で共有する
予約管理表は、当日の朝礼で読み合わせる形にすると効果が出ます。
一般には、次の内容を共有している店が多くあります。
- 時間帯ごとの予約の人数（混む時間の予測）
- アレルギーのある予約と、その内容
- 記念日の予約と、用意するもの
- 常連や上得意の来店
3つ目については、デザートプレートやメッセージを用意する場合、仕込みの時間が必要になります。朝の段階で共有しておくと間に合います。
無断キャンセルへの対応
予約の無断キャンセルは、食材と席の両方が無駄になります。
実務では、次の対応をとっている店が多くあります。
- 前日または当日に確認の連絡を入れる
- 人数の多い予約は、事前に連絡先を確認する
- キャンセルの規定を、予約時に伝える
記録には、無断キャンセルがあった場合の連絡先と経緯を残しておく形が広く使われています。同じ相手が繰り返す場合の判断材料になります。
予約の記録を翌年に使う
予約管理表は、月ごとにまとめておくと翌年の材料になります。
一般には、次の点を見ている店が多くあります。
- 予約が集中する時期と曜日
- 団体の予約が入りやすい時期
- 予約なしの来店との比率
1つ目は、翌年の同じ時期のシフトを組むときに使えます。歓送迎会や忘年会の時期は、予約が集中したうえで当日の来店も増えます。
3つ目については、予約の比率が高い日は席の管理がしやすくなります。予約なしの来店が多い日は、待ちの案内の方法を決めておくと混乱が減ります。
よくある質問
ネット予約と電話予約をまとめて管理できますか。
経路の列を作って1枚にまとめる形が扱いやすくなります。ネット予約のシステムと二重に管理すると、席の重複が起きやすくなるため、当日の紙は1枚に絞る店が多くあります。
個人情報はどう扱いますか。
連絡先を含むため、保管場所と保存期間を決めておく形が確実です。当日の予約表を店内に貼り出す場合は、氏名の扱いに注意している店があります。