飲食店向け 従業員名簿テンプレート
従業員名簿は、働いている人の情報をまとめる名簿です。労働基準法では、労働者名簿として事業場ごとに備えることが求められています。
飲食店はアルバイトの入れ替わりが多く、名簿の更新が後回しになりやすい部分です。採用の手続きの中に組み込んでおくと、抜けにくくなります。
このテンプレートは、労働者名簿として求められる項目に加えて、検便の実施状況まで管理できる形にしたものです。
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このテンプレートは誰向けですか
- 労働者名簿として求められる項目を押さえたい方
- アルバイトの入れ替わりに名簿が追いつかない方
- 検便と食品衛生責任者の状況も管理したい方
どのような場面で使いますか
採用の手続きの中で記入し、退職時に日付と事由を書きます。行は消さず、別シートへ移す形です。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- ふりがな／氏名
- 性別
- 生年月日
- 住所
- 雇用の区分
- 従事する業務
- 雇入れの年月日
- 退職の年月日
- 退職の事由
- 資格
- 検便実施日
- 緊急連絡先
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 従業員名簿 【記入例】 | ||||||||||||
| 店舗名（事業場） | ○○食堂 | |||||||||||
| 所在地 | 東京都○○区○○1-2-3 | |||||||||||
| No | ふりがな／氏名 | 性別 | 生年月日 | 住所 | 雇用の区分 | 従事する業務 | 雇入れの 年月日 | 退職の 年月日 | 退職の事由 | 資格 | 検便 実施日 | 緊急連絡先 |
| 1 | きはら ゆう／木原 悠 | 男 | 1988/6/14 | 東京都○○区○○4-2-8 | 正社員 | 店長・調理 | 2019/4/1 | 食品衛生責任者・防火管理者 | 2026/8/1 | 木原 明子（母）0480-00-0000 | ||
| 2 | さの ちなつ／佐野 千夏 | 女 | 1994/11/2 | 東京都△△区△△2-6-3 | 正社員 | 副店長・ホール | 2021/9/1 | 食品衛生責任者 | 2026/8/1 | 佐野 健（父）048-000-0000 | ||
| 3 | はせがわ れん／長谷川 蓮 | 男 | 2001/3/25 | 東京都○○区○○7-1-5 | アルバイト | 調理補助 | 2024/6/1 | — | 2026/8/1 | 長谷川 直美（母）090-1111-2222 | ||
| 4 | みうら めぐみ／三浦 恵 | 女 | 1985/8/19 | 東京都○○区○○3-4-1 | アルバイト | ホール | 2023/4/10 | — | 2026/8/1 | 三浦 隆（夫）090-3333-4444 | ||
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 15 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。店舗名（事業場）・所在地・作成日などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- 労働基準法第107条は、事業場ごとに労働者名簿を調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他の事項を記入することを求めています。日日雇い入れられる者については適用されないとされています。
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
労働者名簿に記入する事項
労働基準法施行規則で定められている記入事項は、次のとおりです。
| 記入事項 | 補足 |
|---|---|
| 氏名 | |
| 生年月日 | |
| 履歴 | 社内での異動や職務の変更 |
| 性別 | |
| 住所 | |
| 従事する業務の種類 | 常時30人未満の事業場では記入を要しないとされています |
| 雇入れの年月日 | |
| 退職の年月日およびその事由 | 解雇の場合はその理由 |
| 死亡の年月日およびその原因 |
日日雇い入れられる者には適用されないとされています。それ以外の人は、アルバイトを含めて対象になります。
飲食店で足しておくと役立つ項目
法定の項目に加えて、飲食店では次の項目を持たせている店が多くあります。
- 検便の実施日と結果
- 緊急連絡先
- 保有している資格（食品衛生責任者、防火管理者など）
- 衛生教育を受けた日
ポイントはここです。1つ目と4つ目は、衛生管理の記録の一部にもなります。名簿で一括して管理しておくと、確認するときに1か所で済みます。
食品衛生責任者の設置
飲食店では、施設ごとに食品衛生責任者を置くことが求められています。資格を持つ人が退職すると、設置の要件を満たさなくなります。
実務では、次の形で管理している店が多くあります。
- 名簿の資格の欄に、食品衛生責任者であることを書く
- 複数人が資格を持つ状態を作っておく
- 責任者が退職する場合は、後任を先に決める
2つ目にしておくと、急な退職があっても慌てずに済みます。
名簿の保存
労働者名簿の保存期間は、労働基準法で定められています。退職や死亡の日から起算する形になります。
一般には、次の運用にしている店が多くあります。
- 退職者の行は消さず、退職日と事由を記入して別シートへ移す
- 個人情報を含むため、施錠できる場所に保管する
- 電子で管理する場合も、必要なときに印刷して出せる状態にする
行を消してしまうと、保存期間を満たせなくなります。
名簿を採用の手続きに組み込む
従業員名簿は、採用の手続きの中で記入する形にすると更新が続きます。
実務では、次の順で進めている店が多くあります。
- 採用が決まった時点で、必要な情報を書いてもらう
- 検便を実施し、結果が出たら名簿に書く
- 初日に衛生教育を行い、実施日を名簿に書く
- 労働条件を書面で通知する
4つ目は、労働基準法で求められている手続きです。名簿の作成とあわせて行う形にしておくと、抜けにくくなります。
退職のときも同じで、退職の手続きの中に名簿の記入を入れておくと、退職日と事由が残ります。
よくある質問
短期のアルバイトも名簿に載せますか。
日日雇い入れられる者を除き、雇用の形にかかわらず対象になります。1か月の短期であっても、名簿に記入する形が確実です。
賃金台帳も必要ですか。
労働基準法では、労働者名簿とは別に賃金台帳を調製することも求められています。名簿と台帳は別の書類として備える形になります。