飲食店向け 発注書テンプレート

発注書に載せる項目

発注書に載せる項目は、次の4つに分かれます。

規格まで書きます。「豚肉 5キロ」だけでは、部位も産地も分かりません。品目、部位、規格を分けて書くと、届くものが変わりません。

発注量をどう決めるか

発注量は、在庫と使う見込みから決めます。実務では、次の順で考えている店が多くあります。

1. 現在の在庫を確認する
2. 次の納品までに使う量を見込む
3. 差を発注する

ポイントはここです。2つ目は、予約の状況と曜日から見当をつけます。売上日報を数か月ぶん見ると、曜日ごとの使用量の傾向が分かります。

発注のタイミングを決める

発注のタイミングは、仕入先ごとに締め時間が決まっていることが多くあります。締め時間を過ぎると、翌々日の納品になる場合があります。

一般には、次の形で管理している店が多くあります。

• 仕入先ごとの締め時間を一覧にして貼っておく
• 発注する担当と時間帯を決める
• 発注したら控えを残し、納品時に照合する

3つ目があると、届かなかったときに発注したかどうかを確認できます。電話だけの発注では、この確認ができません。

発注書と検品のつながり

発注書は、納品されたものを確認するときの基準になります。発注書の控えを見ながら検品すると、数量の違いや欠品にその場で気づけます。

実務では、次の形にしている店が多くあります。

• 発注書に納品の確認欄を持たせる
• 違いがあった場合は、その場で仕入先へ連絡する
• 欠品の場合は、代わりの手当てを決めてから受け取る

2つ目を後回しにすると、伝票の締めのときに気づくことになります。その時点では、状況の確認が難しくなっています。

発注の記録を仕入の見直しに使う

発注書の控えは、仕入を見直すときの材料になります。

一般には、次の3つを見ている店が多くあります。

1. 品目ごとの発注の頻度と量
2. 仕入先ごとの単価の推移
3. 欠品や納期の遅れの回数

2つ目は、同じ品目を複数の仕入先から買っている場合に効いてきます。単価だけでなく、品質と納品の確実さも合わせて判断する形になります。

3つ目が続く仕入先については、発注の時期を早める、代わりの仕入先を確保するといった対応が必要になります。記録が無いと、印象だけの判断になります。

発注書は仕入先へ渡す必要がありますか。

渡すかどうかは仕入先との取り決めによります。電話やアプリで発注する場合も、自店の控えとして残しておくと、納品時の照合と伝票の確認に使えます。

単価は毎回書きますか。

相場で変わる食材は、発注時点の単価が分からないことがあります。その場合は空欄にし、納品伝票の単価を後から書き込む形にしている店があります。